ענית ללקוחות, הכנת הצעות מחיר, נתת שירות, טיפלת בתקלה אחת לפחות וסיימת עוד כמה דברים שלא תכננת לעשות היום. לא היה לך רגע פנוי. ובכל זאת, בסוף היום אתה נזכר בדברים שרצית לקדם בעסק ולא הגעת אליהם.
זו לא בהכרח בעיה של ניהול זמן. יכול להיות שאתה מספיק לעשות הרבה מאוד, אבל כמעט כל היום שלך מוקדש למה שצריך לקרות עכשיו. מתי אתה עוצר לבדוק מה כדאי לעשות אחרת בחודש הבא?
עבודה בעסק וניהול העסק הם שני דברים שונים
כשאתה נותן שירות ללקוח, העבודה ברורה: יש פגישה, הזמנה או משימה שצריך להשלים. בניהול העסק אין תמיד מישהו שמחכה לך בשעה מסוימת. אפשר לדחות את בדיקת המחירים, את ההחלטה איזה שירות לקדם או את השיחה על חלוקת העבודה. הלקוחות של היום, לעומת זאת, כבר מחכים.
לכן הזמן שמיועד לניהול נדחק בקלות לסוף הרשימה. ואם בסוף היום אתה עייף, הוא נדחה שוב למחר.
ניהול לא דורש ממך לשבת שעות מול גיליון נתונים. הוא מתחיל בשאלות פשוטות: איזו עבודה משתלמת לך? מאיפה מגיעים הלקוחות המתאימים? מה חוזר על עצמו בכל שבוע ומבזבז לך זמן? על מה אתה ממשיך להחליט בכל פעם מחדש?
מה קורה כשאין זמן לשאלות האלה?
העסק ממשיך לפעול. הלקוחות מקבלים מענה והמשימות מתבצעות. אבל החלטות שלא מתקבלות מתחילות להשפיע על היום שלך.
אתה ממשיך להציע שירות שכבר לא משתלם לך. אתה משקיע זמן בפניות שלא מתאימות לעסק. כל עובד שואל אותך איך לפעול במקרה שכבר נתקלתם בו בעבר. וכשמגיע סוף החודש, קשה לדעת מה עבד ומה פשוט דרש ממך עוד שעות.
יש הבדל בין יום עמוס מדי פעם לבין מצב שבו אין לך כמעט אפשרות להרים את הראש. אם העומס חוזר שבוע אחרי שבוע, כדאי לבדוק לא רק איך להספיק יותר, אלא גם אילו החלטות אתה לא מספיק לקבל.
תסתכל על השבוע האחרון שלך
פתח את היומן או את רשימת המשימות שלך. אל תנסה לשחזר כל דקה; מספיק לעבור על הדברים המרכזיים שעשית ולחלק אותם לשלוש קבוצות:
- עבודה עם לקוחות ומתן השירות.
- טיפול שוטף בפניות, תיאומים ותקלות.
- החלטות שמשפרות את הדרך שבה העסק עובד.
עכשיו הסתכל על הקבוצה השלישית. האם היה בה משהו בשבוע האחרון? האם קיבלת החלטה לגבי מחירים, שיווק, תהליך עבודה, חלוקת אחריות או יעד לחודש הבא?
אם התשובה היא לא, הבדיקה הזאת כבר נותנת לך מידע חשוב. העסק לא נעצר כשאתה לא מנהל אותו במשך שבוע, אבל לאורך זמן אתה עלול למצוא את עצמך עובד לפי החלטות ישנות, גם כשהמצב השתנה.
לפנות זמן לניהול בלי לחכות ליום שקט
אין צורך להתחיל מיום שלם מחוץ למשרד. קבע שעה אחת בשבוע שמיועדת לעסק עצמו. בזמן הזה אל תנסה לפתור את כל הבעיות. בחר שאלה אחת שיש לה השפעה על העבודה שלך עכשיו.
למשל: למה פניות מסוימות לא הופכות ללקוחות? איזה שירות תופס הכי הרבה זמן ביחס למה שהוא מכניס? איזו תקלה חזרה שלוש פעמים החודש? מה אתה עושה בעצמך למרות שמישהו אחר יכול לקבל עליו אחריות?
בסוף השעה, רשום החלטה אחת ופעולה אחת שנובעת ממנה. בשבוע הבא תוכל לבדוק מה קרה בפועל. כך הזמן שהקדשת לניהול לא נשאר בגדר מחשבה טובה שלא הגיעה לביצוע.
העסק צריך גם את מי שעובד בו וגם את מי שמכוון אותו
אם אתה בעל העסק, סביר שתמשיך לעסוק גם בעבודה היומיומית. השאלה היא האם נשאר לך מקום לבחור לאן העסק הולך, או שכל יום נקבע רק לפי מה שדחוף באותו רגע.
לא תמיד צריך לעבוד פחות כדי להתחיל לנהל. לפעמים צריך קודם לראות מה ממלא את השבוע שלך, איזו החלטה אתה דוחה, ואיפה שעה אחת של חשיבה יכולה לשנות הרבה שעות של עבודה.
רוצה לעשות סדר בדרך שבה אתה מנהל את העסק?
מצפן לעסקים עוזר לבעלי עסקים לבחון את הכיוון העסקי, את הלקוחות, את השיווק ואת הדרך שבה העבודה מתנהלת ביום־יום. אם אתה רוצה לפנות מקום גם לניהול העסק ולא רק למשימות שלו, זה מקום טוב להתחיל ממנו.