ניהול פרויקט עסקי, בין אם עסק קטן או בינוני, מיזם קיים או ניהול פרויקט חדש, דורש מיומנויות של ניהול, סדר וארגון של היעדים והמשימות השוטפות בעסק. קל מאד ללכת לאיבוד ללא הגדרת יעדים לפרויקט, העדר אסטרטגיה עסקית וניהולית וחוסר ניהול זמן תקין.
בין היתר נדרש המנהל לתעדף את המשימות החשובות ולהעדיפן על פני הדחופות, לגלות כושר הובלה ולבצע את הפעולות הנדרשות להשלמתו תוך עמידה בלחצים מרובים ושליטה מקסימלית במספר תהליכים במקביל.
במאמר זה, ברצוני לשתף אותכם במספר כיווני חשיבה שיאפשרו לכם למקד את תשומת ליבכם בדברים החשובים, ליצור בהירות ומיקוד בפרויקט שלכם ולהצליח בניהולו לאורך זמן.
יש 4 שאלות שכדאי שתשאלו את עצמכם לאורך ביצוע או ניהול פרויקט שלכם:
1. מהי תוצאה שאנחנו רוצים לייצר?
2. איך אנחנו עובדים ומנהלים את העבודה?
3. איך אנחנו משתפרים?
4. כמה זה עולה לנו?
שאלה ראשונה – מהי התוצאה שאנחנו רוצים לייצר?
ממקדת את מנהל העסק במטרה. על המנהל לדעת בבירור מהי תוצאה סופית או יעד שהוא רוצה להשיג. בין אם זה ליצור מוצר חדש או להפוך מוצר קיים לריווחי. בין אם ליזום תהליך שיווקי שיאפשר ללקוחות פוטנציאליים לזהות שהמוצר שלפניהם הוא אכן המוצר שהם מחפשים או לנהל את המערך של העובדים באופן תקין בחברה.
בכל רמה של פעולות ניתן למקד את תשומת הלב סביב יעד ספציפי וברור ובכך לא לבזבז כוחות, זמן ומשאבים נוספים, כמו כסף, על פעולות שאין בהן תועלת או בנות פוטנציאל ליצור תסכול ממושך.
שאלת התוצאה הסופית היא הכלי ביד המנהל שמאפשרת לו ליצור את הבהירות הנדרשת ולהפוך לממוקד יותר.
שאלה שנייה – איך אנחנו עובדים ומנהלים את העבודה?
ממקדת את המנהל סביב התהליך. כדי לייצר מוצר מסוים, מנהל פרויקט יוזם תהליך עבודה. לטובת העניין יש צורך לגייס עובדים, להסביר להם איך עובדים וליצור כללים שיאפשרו להם מצד אחד לעבוד בהנאה ורצון, מצד שני, לעצור למנוחה ולחיזוק כוחות בעת הצורך. לעתים החיזוק יכול להיות במילה טובה (עידוד), לעתים בתשומת לב פשוטה או צ'ופר בעל ערך כלשהו. או לעתים גם במנוחה רגילה. כדי לייצר תהליך עבודה יעיל שיאפשר הגשמת היעד (שאלה ראשונה) חשוב תחילה להיות מודע לקיומו של התהליך ולנהל אותו נכון.
שאלה שלישית – איך אנחנו משתפרים?
מצביעה על עקרון המצוינות. כל תהליך של עבודה דורש ניסוי, תהייה, ידע או למידה (בהעדר הידע, למידה מאפשרת להשיג אותו ולהפכו למיומנות נדרשת).
עקרון המצוינות מניח שאנחנו לא נולדים באופן טבעי עם כשרון מולד לעשות כל סוג של העבודה, אלא לומדים לעשות אותה עם הזמן. הלמידה באופן בלתי נמנע מביאה לטעויות שגוררות לא פעם תחושות לא נעימות של תסכול, אכזבה וייאוש בכוחות אישיים (הן ברמה של עובד זוטר או מנהל והן ברמה של תפקוד החברה בכללותה).
זה בסדר לטעות
עקרון המצוינות מניח מראש ומאפשר מקום לטעויות. הוא גורס שרק אם נטעה נוכל להשתפר. במקום גישה של מושלמות (מאד מקבעת, חשוב לציין), גישת המצוינות יוצרת גמישות ומאפשרת מקום ללמידה. היא מעודדת טעויות מתוך נקודת הנחה שרק מתוך מקום של "כשלון" אפשר באמת לצמוח ולהשתפר. בן אדם שיודע הכל אינו יכול ללמוד דבר, כי הוא כבר "יודע”. רק מי שלא יודע ומוכן להתנסות, יכול להשתפר וכתוצאה מזה לצמוח להישגים חדשים.
שאלה רביעית – כמה זה עולה לנו?
מדברת על עקרון של עלות מול תועלת. אפשר לחלק אותה לשלוש תתי שאלות:
– כמה זה עולה לנו לבצע אתה המשימה (זמן, ידע מושקע, משאבים של כסף וחומרי גלם)?
– כמה עלינו לגבות על העבודה שלנו ממשתמש הסופי (הצרכן או הלקוח, המשלם על המוצר)?
– מהי רמת ריווחיות שנקבל כתוצאה מהפרש בין המשאבים המושקעים ובין התמורה שנקבל (שאלה שעל המנהל לענות ולדווח למשקיעים)?
לסיכום:
כל תהליך בארגון העסק מצריך השקעה של זמן, כסף ומאמץ אנושי. ככל שנארגן את העבודה באופן יעיל ונשתדל להיות אפקטיביים, כך ייטב לכל הצדדים המעורבים בתהליך העסקי:
– העובדים – יוכלו לעבוד בקלות, הנאה ושביעות רצון,
– המנהלים – שיקבלו שליטה טובה יותר על התהליכים שהם אחראיים לביצוע והשלמתם בעסק,
– המשקיעים – שמטרתם להרוויח יותר, יוכלו להנות מרווחים נאים יותר (פרי תוצאה של עסק שמנוהל היטב).
– וכמובן, הלקוחות – הצרכנים של המוצר, יוכלו להנות מאיכות גבוהה ומחיר מעולה של המוצר.